Universidad para la Cooperación Internacional
Maestría en Administración de Proyectos
Planificación de los Recursos Humanos y las Comunicaciones del Proyecto
Trabajo 2 de Investigación - Individual
Profesor:
Prof. Fabio Muñoz
Estudiante:
Mario Navarro Rodríguez
1-1126-0072
Domingo 8 de enero de 2012
Índice
II. Introducción.................................................................................................................................... 3
III. Similitudes entre las obras............................................................................................................... 4
Procesos relacionados con la planificación de las comunicaciones.................................... 4
Herramientas.................................................................................................................................. 4
Habilidades.................................................................................................................................... 4
IV. Diferencias de las obras.................................................................................................................. 6
V. Mapa mental....................................................................................................................................... 8
VI. Conclusiones................................................................................................................................... 9
VII. Bibliografía de referencia.............................................................................................................. 10
II. Introducción
En el presente trabajo se compararán dos de los enfoques más importantes de los últimos tiempos en relación con al área de vital importancia de las comunicacionens. Dada la importancia del PMI (Instituto de Administración de Proyectos por sus siglas en inglés), se analizará el enfoque del PMBok, en especial su capítulo 10, el cuál, justamente, versa sobre la las comunicaciones dentro del es quema propuesto por PMI para la más correcta gentión del área comunicativa en los proyectos. Y el capítulo décimo de la obra de “Director Profesional de Proyectos” de Pablo Lledó, que, como se verá, reafirma y complementa con otras idas, las propuestas en el PMBok.
Para esto se desarrollará una sección de similitudes de las obras, a la que se le contrapondrá la sección de diferencias. Luego se desarrollará un esquema de mapa mental para resumir lo más esencial de las mismas. Además se aportarán las conclusiones y recomendaciones necesarias surgidas del ejercicio. Para finalizar con la bibliografía de referencia utilizada.
III. Similitudes entre las obras
Para una mejor comprensión de las similitudes pueden dividirese los contenidos en secciones generales, a saber, los procesos relacionados con la planificación de las comunicaciones, las herramientas relacionadas y el área práctica de las comunicaciones, y lo referente a los involucrados. Se procede a analizar cada uno de estos sub-temas
Procesos relacionados con la planificación de las comunicaciones
En este nivel es interesante señalar que ambas obras, como era de esperar, detallen los procesos para determinar los mejores canales de comunicación para el proyecto, es más que incluso den algunos consejos prácticos pertinentes al como y para que realizar de la manera indicada.
Estas ideas, en términos generales se relacionarán con dos elementos vitales para quienes están encargados de las comunicaciones en general de un proyecto y para los demás involucrados, el registro de involucrado en el proyecto y la estratégica de gestión de las comunicaciones en sí misma.
Herramientas
Uno de los principales temas de ambos capítulos son las herramientas para identificar, diseñar y mejorar las comunicaciones. Entre ellas podemos señalar:
1. El análisis de los interesados (identificar los intereses, expectativas y poder de influencia de cada interesado)
2. Los Juicios de expertos (identificación y un listado exhaustivo de los interesados que contiene, como su nombre lo dice, el juicio y la experiencia de grupos o personas con una capacitación o conocimientos especializados en el ámbito en cuestión)
3. Los Registro de los interesados (contiene toda la información de los interesados como ser nombre, puesto de trabajo, rol en el proyecto, requisitos, expectativas, poder de influencia, etc.)
4. La estrategia de gestión de los interesados (qué acciones se llevarán a cabo para obtener la colaboración de los interesados y mitigar los impactos negativos durante el ciclo de vida del proyecto).
Una forma común de representar la estrategia de gestión de los interesados es mediante una matriz de análisis de los interesados.
Habilidades
Ninguna de las dos obras falla en señalar categóricamente una serie de habilidades impresindibles al momento de realizar las teareas anteroriormente señaladas. O bien, para utilizar de manera óptima las herramientas de la sub-sección anteriormente descritas.
De entre dichas habilidades para el líder o quien se encarga de velar por las comunicaciones de un proyecto podemos señalar al menos las siguientes, de manera destacada en ambas obras, aunque con enfoques diversos también: facilidad para aplicar adecuadamente los más apropiados métodos de comunicación, una fuerte y desarrollada capacidad de interacción personal, es decir habilidades interpesonales, y en general de gestión. Así resulta evidente que, la capacidad de ser facilitador y un buen líder; aquí es importante listar las habilidades blandas (soft skills) necesarias para desepeñarse de la mejor manera en dichos puestos, tales como: capacida de de escucha, capacidad de resolver conflictos, capacidad de generar confianza, la empatía, el lograr mejorar la actitud ante los cambios, la tolerancia, la capacidad negiociadora, incluso la presentación (personal, oral y escrita).
IV. Diferencias de las obras
Para señal las diferencias de las obras lo más sencillo es señalar los aportes particulares de cada una. Iniciando por la obra de Lledó:
1. Esta obra enfatiza más prioritariamente en los ejemplos y ejercicios, tanto del uso de las herramientas ya mencionadas, como de los evaluaciones de la misma teoría.
2. Hace referencia a los tipos de poder posibles para un director de las comunicaciones. Y cuando aplicar un tipo de responsabilidad u otro.
3. Está, por la temática del libro mismo, fuertemente orientado al liderazgo.
Por su parte el PMBok:
4. Señala 5 procesos fundamentales:
4.1. Identificar a los interesados: consisten en identificar a todas las personas u organizaciones influenciadas por el proyecto, tanto negativa como positivamente.
4.2. Planificar las comunicaciones: definir las necesidades de la información.
4.3. Distribuir la información: informar por algún medio a los interesados del proyecto.
4.4. Gestionar las expectativas de los interesados: satisfacer los requisitos de los interesados y resolver los conflictos entre los recursos humanos.
4.5. Informar el desempeño: informe sobre el estado del proyecto.
5. Admás señala también las diferentes actividades y clasificaciones de las mismas en el área de la comunicación:
5.1. Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de comunicación, público)
5.2. Formal (informes, memorandos, instrucciones) e informal (correos electrónicos, conversaciones ad hoc)
5.3. Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas)
5.4. Oficial (boletines, informe anual) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)
5.5. Escrita y oral
5.6. Verbal y no verbal (inflexiones de voz, lenguaje corporal)
V. Mapa mental
VI. Conclusiones
Sin duda el libro Dirección Profesional de Proyectos se convierte en una herramienta de soporte muy valiosa para la fácil comprensión y entendimiento de los procesos y complementa de manera efectiva al capítulo décimo del PMBok.
Con este ejercicio se ha clarificado la importancia en la efectiva y eficiente gestión de las Comunicaciones dentro del contexto de un proyecto.
Cabe resaltar la importancia de las habilidades interpersonales en la Comunicación como algo que resulta de vital importancia. Con las mejoras en estas habilidades se maximiza las posibilidades de alcanzar el éxito del proyecto.
VII. Bibliografía de referencia
LLEDÓ Pablo, Dirección Profesional de Proyectos, 2009
PMI. (2008). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® Guide)—Fourth Edition. Pennsylvania: PMI.
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